Gestão de processos

Se você está aqui, já percebeu que a odontologia vai além da boca, e parabéns! Isso já é um grande diferencial! Mas você sabe também que a sala de aula ainda não nos fornece o conhecimento necessário quando falamos em administração do nosso negócio, certo?

Iremos abordar hoje a gestão de processos de uma clínica odontológica, tema que abrange uma rede de estratégias interligadas que fazem o seu negócio funcionar!

Vamos lá?

O que são processos?

Uma série de atividades estruturadas para produzir um produto ou serviço a um cliente ou mercado.

As atividades se tornam processos quando são destrinchadas em início, meio e fim, onde o fim é o resultado gerado para os clientes.

Um exemplo prático:

Pensando na logística que faz uma pizzaria funcionar o que temos?

Uma atendente que recebe os pedidos, passa para a cozinha, o pizzaiolo os recebe e faz as pizzas de acordo com as encomendas. Posteriormente, temos uma outra equipe que faz as entregas e recebe o valor pago pelo cliente.

Observando esse exemplo podemos entender por que os processos precisam estar conectados entre si para gerar bons resultados: caso a atendente anote o pedido errado isso levará a uma série de outros, como a cozinha fazer a pizza errada e, consequentemente levar a uma insatisfação do cliente.

E como funciona na Odontologia?

A gestão de processos na odontologia seguirá todos os passos percorridos para o funcionamento da sua clínica. Envolverá, portanto, questões administrativas, financeiras, estratégias de marketing, gestão de pessoas, atendimento e captação de pacientes. Ou seja, abrangerá todos os aspectos logísticos e estratégias organizacionais que compõe a estrutura da empresa.

3 principais processos na odontologia

Pensando na lógica e conexão que os processos seguem, pensamos em 3 principais processos de uma clínica odontológica, desde a captação do seu público alvo, até o retorno financeiro que o seu paciente final dará para a clínica. 1. Marketing: o cliente é a alma de todo negócio, certo? Precisamos definir quem será o nosso público e por em prática estratégias que o faça vir até nós. Nosso país conta hoje com mais de 330mil dentistas (CFO) Ser um bom profissional tecnicamente já não é o suficiente para a nossa profissão, precisamos buscar maneiras de nos destacarmos em um mercado tão competitivo. Mas sim, tem espaço para todos! O marketing é uma das estratégias que ajuda o profissional a se diferenciar. Podemos começar definindo: Ø Estratégias para a captação dos seus pacientes Ø Público alvo Ø Persona Ø Por qual meio quero chamar atenção destes pacientes? Ø Contratação de serviços especializados? 2. Gestão de pessoas: Tão importante quanto o cliente é a equipe que irá recepcioná-lo. "Você poderia tirar de mim as minhas fábricas, queimar os meus prédios, mas, se me der o meu pessoal, eu construirei, outra vez, todos os meus negócios." (Henry Ford) Bom, fiz o marketing, consegui utilizar a estratégia mais adequada e o paciente chegou na porta do meu consultório, qual é o próximo passo? Ter uma equipe devidamente treinada e interessada em fornecer o melhor atendimento para aquele cliente que tanto lutei para ter! Você já ouviu dizer que um cliente insatisfeito fala mal de você para pelo menos 20 pessoas?

Pois é, trazendo para o contexto da odontologia, a insatisfação do cliente pode se dar antes mesmo de ser atendido, já na sala de espera. A sua equipe precisa estar tão motivada e interessada no bom funcionamento da sua clínica quanto você! Para isso você precisa se mostrar um bom líder não se limitando a cumprir com as obrigações trabalhistas, seus funcionários precisam se sentir como colaboradores do sucesso, afinal eles são!

Treine a sua equipe para encantar o seu cliente!

3. Gestão Financeira

Opa, segui todos os passos, fiz um bom marketing, treinei a minha equipe e, juntos, conseguimos converter aquele potencial cliente. Agora ele me gera um retorno financeiro, certo? E como eu cuido desse dinheiro? Talvez aqui esteja um dos principais motivos que levam muitos dentistas a não prosperarem em seus negócios. Tão fundamental quanto trazer o cliente até você e lhe fornecer o melhor serviço possível, é saber administrar o capital gerado.

É imprescindível conhecer a fundo o caixa da sua empresa/clínica: o que entra e de onde veio; o que sai e para onde vai! Para facilitar essa tarefa você pode organizar cada indicador:

- Gastos fixos (luz, telefone, água, aluguel) - Gastos variáveis (reformas, congressos, equipamentos) - Reserva de emergência da clínica - Lucro - Hora Clínica - Capital de giro DICA: você deve definir o valor do seu salário e usufruir apenas dele, o caixa da empresa é um, o seu é outro!

Otimize e automatize seus processos:

· Softwares administrativos e aplicativos para controle financeiro

· Canais eficientes de comunicação (tanto com os clientes quanto com os fornecedores)

· Digitalização de documentos

· Fluxo digital

Ufa, bastante coisa né?

Você pode contratar serviços especializados para cuidar dos processos que citamos, como uma equipe de marketing, um consultor para treinamento da sua equipe e um gestor financeiro. Contudo, o mais importante é que você deve estar a par de tudo o que acontece em cada setor, afinal é o seu negócio que está em jogo!

Quais são as vantagens de tudo isso?

Vimos que a gestão de processos de uma clínica não é fácil, são muitos passos e que dependem da dedicação de todos os envolvidos, mas com tudo estrategicamente organizado os resultados batem a nossa porta!

No começo pode parecer complicado, mas é questão de tempo para que os processos se encaixem e fluam naturalmente.

Precisamos pensar que são estas redes devidamente conectadas que fazem o negócio existir e ter sentido!

Fazendo a gestão de processos você terá uma otimização do seu tempo, maior produtividade e, consequentemente, muito mais previsibilidade do futuro da sua empresa!

Gostou de saber um pouco mais sobre a odontologia além da cadeira?

Então fique ligado porque nos próximos posts iremos abordar cada um dos temas aqui expostos com maior profundidade para que você saiba como por cada estratégia em prática.